Seafood-Reklamation erstellen: Notice of Claim und Debit Note, die durchgehen

Was in jede Reklamation gehört

• Eindeutige Referenzen: Container- und Siegel-Nummer, Lot-/Charge-Nummern, Kontrakt- und Rechnungsnummer.
• Soll vs. Ist: vereinbarte Spezifikation gegen gemessenen Wert — Menge, Glasur, True Count, Kerntemperatur, sensorischer Befund.
• Fotobeweis mit Zeitstempel aus dem Wareneingang: Etikett, Waage, Thermometer, auffällige Ware.
• Schadensberechnung in Zahlen, nicht in Adjektiven.
• Frist und Forderung: klare Gutschrift-/Preisminderungssumme und ein Antwortdatum.

Den Schaden richtig berechnen

Zwei Effekte werden am häufigsten reklamiert — Untergewicht und zu viel Glasur:

Beispiel: 10 000 kg geliefert, vereinbart 20 % Glasur, gemessen 30 % — das sind 1 000 kg Wasser statt Fleisch. Bei 8.50 USD/kg Nettoware entspricht das einer berechtigten Forderung von 8 500 USD — sauber belegt, nicht verhandelt.

Notice of Claim: Form, die ernst genommen wird

Reklamiere auf Englisch, förmlich und faktenbasiert. Struktur:

• Betreff mit Claim-Nummer und Container-Nummer.
• Ein Absatz Sachverhalt: was wurde festgestellt, wann, durch wen.
• Tabelle Soll/Ist mit Messwerten.
• Berechnung der Preisminderung.
• Beigefügte Fotos und Prüfschein.
• Forderung und Frist, Verweis auf Kontrakt und anerkannte Normen (z. B. Codex Alimentarius).

Wichtig: keine erfundenen Zahlen. Nur, was gemessen und fotografiert ist. Genau das macht die Debit Note belastbar.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Seafood-Reklamation?

Container- und Lot-Nummern, Referenz auf Kontrakt und Spezifikation, die festgestellte Abweichung (Menge, Glasur, True Count, Temperatur), Fotobeweise mit Zeitstempel und die nachvollziehbare Berechnung des finanziellen Schadens. Dazu eine klare Frist für die Antwort.

Wie berechne ich den Schaden bei zu hoher Glasur?

Fehlendes Fleisch = gelieferte Menge × (Ist-Glasur − Soll-Glasur), bewertet zum vereinbarten Preis pro Kilo Nettoware. Bei Untergewicht kommt die reine Fehlmenge × Preis hinzu. Beides ergibt die Preisminderung für die Debit Note.

In welcher Sprache reklamiere ich beim Produzenten?

In der Regel auf Englisch. Eine förmliche Notice of Claim mit klaren Fakten, Fotos und Berechnung wird international ernster genommen und beschleunigt die Gutschrift.

Bis wann muss ich einen Mangel reklamieren?

So früh wie möglich und innerhalb der im Kontrakt vereinbarten Frist. Dokumentiere den Mangel unmittelbar bei Wareneingang mit Fotos und Messwerten, sonst wird die Durchsetzung schwierig.